Program cezhraničnej spolupráce Slovenská republika – Rakúsko 2007-2013 Seminár pre vedúcich partnerov a partnerov MA 27, A-1080, Schlesingerplatz 2-4 3. október 2012

Ciele seminára Vzájomné zoznámenie sa Príprava na uzatváranie zmlúv Objasnenie otvorených otázok s projektovými tímami Ujasnenie časového harmonogramu! Oprávnenosť výdavkov so zástupcami kontroly výdavkov, (napr. režijné výdavky) Iné

Obsah semináru Časť 1 – Prezentácia najdôležitejších dokumentov Otázky a odpovede k zmluvám Komunikácia & publicita Úloha kontroly výdavkov (First Level Control) Časť 2 – Individuálne poradenstvo Podrobné konzultácie s projektovými tímami

Priebeh 03.10.2012 Čo? Kedy? Úvod a všeobecné otázky 9.00–12.00 Individuálne konzultácie 13.00-17.00 BirdExpedition 2 (BS, MH), E16 ACE (BV, GO, HM), BV8 13.00-14.00 REACT / family net (TTSK) (BV, GO), E16 EKOprofit Bratislava (MH, BS), BV8 14.30-15.30 IB-KSP (GO, MH), E16 TwinEntrepreneurs (BS, BV), BV8 16.00-17.00

Zmluvná podstata princípu Vedúceho partnera Schválená žiadosť + Podpísaná dohoda o partnerstve max . 4 mesiace od schválenia 03.11.2012! Podpísané dohody o národnom spolufinancovaní Podpísaná, platná dohoda o poskytnutí EFRR príspevku + Plán žiadostí o platbu

Najbližšie kroky 03.11.2012 ! Čo? Ako? Kedy? Zaslanie podpísanéj dohody o partnerstve VP na STS Najneskôr do 03.11.2012 ! Plán predkladania žiadostí o platbu ASAP Vystavenie zmluvy EFRR a jej podpis VP a RO V priebehu 4 týždňov po obdržaní dokumentov Potvrdenie štatutára, či sa na aktivity projektu vzťahuje odpočet dane alebo nie VP a PP na na STS pri odovzdaní plánu žiadostí o platbu SK-Partner: Originály potvrdení inštitúcií zdravotného a sociálneho poistenia a daňového úradu o neexistujúcich nedoplatkoch, nie staršie ako 3 mesiace SK partner na MPaRV SR Podmienka k vystaveniu zmluvy o národnom spolufinancovaní Zaslanie kópií podpísaných zmlúv o národnom spolufinancovaní (len AT partneri) VP a PP na STS Najneskôr do zaslania prvej žiadosti o platbu

Komunikácia – komplexná a predsa v zásade jednoduchá záležitosť! Vedúci partner (LP) komunikuje v zásade s Riadiacim orgánom a Spoločným technickým sekretariátom (STS) Národné spolufinancovanie prosíme vyjasniť s narodným/regionálnym miestom (nie STS alebo RO) Zmeny v projekte je potrebné prediskutovať najprv s partnermi až potom predložiť zo strany LP na STS Žiadosti o platbu na úrovni partnerov sa posielajú na kontrolu výdavkov (nie na STS alebo RO)

Komunikácia – stručné pravidlá Základ pre schválenie príspevku v zmluve EFRR a v dohode o partnerstve tvorí schválená žiadosť o NFP. Všetko, čo sa týka EFRR zmluvy prosíme vždy písomne, najlepšie listom: VP na Riadiaci orgán (RO) a cc na STS napr. zmeny v rozpočte, zmeny v pláne aktivít, v časovom pláne, zmena partnera atď.

Prosím nezabudnite! Informácie a publicita, dokumenty, foldre, brožúry, plagáty, webstránky o projekte Vždy s LOGOM PROGRAMU a zástavy EÚ (s textom)! Viac o tom nájdete v manuáli o publicite, ktorý je k dispozícii na stránke programu 1. 2.

Uvádzanie log viacero log v rovnakej veľkosti Na WWW stránke musí byť logo viditeľné hneď po jej otvorení!

Logo - prosíme používať len originál Logo by nemalo byť zdeformované alebo zmenené: radšej jednofarebné, ak nie sú správne farby

Komunikácia – dôležité tipy Portfólio opatrení publicity by malo byť pre projekt primerané a zvoľte si vhodné prostriedky komunikácie na to, aby ste oslovili cieľové skupiny svojho projektu Používajte jazyk zrozumiteľný pre vybranú cieľovú skupinu Vyhotovte z projektových výstupov a ich využitia fotografie Vždy uvádzajte v článkoch a publikáciách náš program CBC SKAT, ktorý spolufinancuje

Webstránka Žačnite podľa možnosti čo najskôr Výstupy a oznámenia o termínoch, články patria na webstránku! Obidve jazykové mutácie (SK a AT) je potrebné zosúladiť Prepojenie webliniek a používanie „keywords“ Vlastná doména alebo podstránka existujúcej webstránky Logá musia byť umiestnené v hornej časti

www.projekt-baum.eu

Projektové výstupy majú byť dobre viditeľné Nálepky na prístrojoch, ktoré boli zakúpené s pomocou prostriedkov EFRR Logá Názov projektu Označenie miestností, v ktorých sa realizujú projektové aktivity (sú za týmto účelom prenajímané) Tabule počas stavebných a rekonštrukčných prác. Po zhotovení pri projektoch nad 500.000 EUR musia logá zaberať minimálne 25% plochy tabule Informácie o podporenej investícii

Klaďte veľký dôraz na KVALITU! Obsahy dohodnúť cezhranične medzi VP a PP Dôkladný rešerš obsahov Zmysluplnosť produktu závisí od voľby správneho rozsahu informácií Profesionálna (externá) podpora Pozor na preklepy a gramatické chyby Preklady nechať skontrolovať projektovým partnerom s rodným jazykom – v prípade potreby nechať urobiť profesionálnu jazykovú korektúru

Preklad!

Nesprávna navigácia Chýba logo

Roll-up príklad: na všetkých podujatiach, dôležité aby boli v pozadí na fotkách (médiá/tlač!)

Zoznam oprávnených prijímateľov * Zverejnenie zoznamu je povinnosť stanovená Európskou komisiou. Zoznam bude zriadený na stránke programu a pozostáva z nasledujúcich informácií: Prijímatelia Projekty Príspevok EFRR Národné spolufinancovanie *v zmysle nariadenia Komisie 1828/2006 §7 Abs. 2d

Plánovanie je dôležité: V programe NIE JE predfinancovanie (PRETO: banka, partnerské dohody, národné predfinancovanie a pod.) Koordinácia partnerov a zmeny v projekte potrebujú dostatok času dlhé trvanie kontroly výdavkov (pravidlo sú 3 mesiace a viac lebo...) Až po vystavení EFRR zmluvy je možné refundovať (minimálne trvanie:; 6 M realizácia projektu od júla, oddnes 2 M do zmluvy, 3 mesiace kontrola výdavkov, minimálne 10-13 M do 1. platby!)

Najčastejšie problémy Podcenenie administratívnej náročnosti projektu; t.j. Prosíme zabezpečiť dostatočné personálne kapacity!!! (účtovník, manažment, podávanie správ a koordinácia partnerov spotrebujú veľmi veľa kapacity!) Projektové výstupy sú záväznou súčasťou projektu a kvalita výstupov sa monitoruje! (bad practice: copy paste štúdie, nelogické investície (stranded investments), zlé preklady...) Partnerstvo znamená, že nerozhoduje LEN vedúci partner, ale všetci partneri spolu Pracujte prosím SPOLU, nie vedľa seba

ÁNO, budeme aj kontrolovať... My, za STS Chodíme na projektové stretnutia a projektové podujatia Pozeráme si pravidelne projektovú webstránku a kontrolujeme informácie a publicitu (prosím pošlite nám návrhy vopred a všetky preklady dajte kontrolovať ľuďom , ktorí majú daný jazyk ako materinský) Kontrolujeme finančné správy a schvaľujeme platbu EFRR Odpovedáme na žiadosti o projektové zmeny (tieto je potrebné predkladať ex-ante) Kontrolujeme kvalitu projektových výstupov Spúšťame sankcie, v prípade že je harmonogram platieb nedodržaný a kvalita výsledkov má veľké deficity

Vaše kontakty RO a STS Kto? Telefón E-Mail Riadiaci orgán Mag. Martin Hutter +43-1-4000-27061 Martin.Hutter@wien.gv.at Spoločný technický sekretariát DI Bernhard Schausberger +43-1-4000-27092 Bernhard.Schausberger@sk-at.eu Mag.a Genia Ortis +43-1-4000-27093 Genia.Ortis@sk-at.eu Ing. Martin Hura +43-1-4000-27094 Martin.Hura@sk-at.eu Mgr. Barbora Vallová +43-1-4000-27091 Barbora.Vallova@sk-at.eu Helena Moravcová, BA +43-1-4000-27097 Helena.Moravcova@sk-at.eu

Predkladanie správ Termíny na predkladanie žiadostí o platbu, resp. správ stanoviť reálne – Plán v zmluve o poskytnutí EFRR Ideálne je, ak existuje výstup, ktorý je možné dokladovať Žiadosť o platbu pozostáva z: Úroveň partnera: Monitorovacia správa, Finančná správa a zoznam výdavkov, Potvrdenie FLC, Potvrdenie o národnom spolufinancovaní – vyhotovujú VŠETCI partneri v jazyku partnera Úroveň projektu: Monitorovacia správa, Finančná správa, všetky potvrdenia FLC (od všetkých partnerov) – LEN vedúci partner v obidvoch jazykoch (SK a DE) Použitie štandardných formulárov!

Žiadosť o platbu na úrovni partnera ŽOP v jazyku partnera Žiadosť o platbu na úrovni partnera Každý partner predkladá svoju vlastnú ŽoP, ktorá sa skladá z monitorovacej správy, finančnej správy, zoznamu výdavkov a Predkladá ju nasledujúcim miestam: AT: Projektový partner na príslušné regionálne miesto, resp. priamo na FLC SK: Projektový partner na FLC na MPaRV SR pre AT: Okrem toho sa používajú aj formuláre relevantných miest kontroly výdavkov!

Žiadosť o platbu na úrovni projektu Monitorovacia správa v SK a DE Žiadosť o platbu na úrovni projektu Vedúci partner koordinuje a sumarizuje celkovú ŽoP za celé partnerstvo, ktorá sa skladá z Monitorovacej správy a finančnej správy na projektovej úrovni a potvrdení každého partnera z príslušnej kontroly výdavkov: Vedúci partner koordinuje a sumarizuje celú žiadosť za celé partnerstvo V prípade, že je na projektovej úrovni vypracovaná monitorovacia správa: Vedúci partner na príslušné regionálne miesto Inak Vedúci partner na STS, cc na príslušné regionálne miesto

Termíny pre žiadosti o platbu Vyplácania EFRR a národných zdrojov sa realizuje len spôsobom refundácie už realizovaných výdavkov – prvé platby APRÍL 2012 (optimisticky). Úroveň partnera: Osvedčenie o oprávnenosti výdavkov (FLC) max. 3 mesiace a viac, lebo... potvrdenie o oprávnenosti až po podpísaní EFRR zmluvy Min. čas na kontrolu výdavkov cez FLC a STS cca. 4,5 mesiace Predkladanie žiadostí o platbu max. 2-krát do roka

Predkladanie správ - zmeny v projekte Zmeny je potrebné robiť vopred písomne na STS – existuje k tomu formulár na zmeny Všetky zmeny je potrebné uviesť v monitorovacej správe Malé zmeny – nie je potrebné schválenie, len oznam Zásadné zmeny - schválenie prostredníctvom riadiaceho orgánu resp. Monitorovacieho výboru Pravidlo flexibility – 15 percent medzi kategóriami výdavkov 1 až 3 v rámci rozpočtu partnera, potrebná informácia , ale nie schvaľovanie; ak viac, potom potrebné schvaľovanie Prečítajte si prosím kapitolu 7.3 implementačného manuálu