Realizácia projektu v rámci programu Interreg V-A Poľsko – Slovensko

Prezentácia na tému: "Realizácia projektu v rámci programu Interreg V-A Poľsko – Slovensko"— Prepis prezentácie:

1 Realizácia projektu v rámci programu Interreg V-A Poľsko – Slovensko 2014-2020

2 Plán prezentácie Doterajšie skúsenosti. Programové dokumenty.
Uzatvorenie zmluvy o poskytnutí finančného príspevku. Pravidlo vedúceho partnera. Monitorovanie a podávanie správ. Zmeny v projekte. Kontrola, audit, nezrovnalosti. Archivácia dokumentov. Udržateľnosť projektu.

3 Programové dokumenty Príručka pre prijímateľa spolu s prílohami.
Príručka SL2014 pre prijímateľa. Zmluva o poskytnutí finančného príspevku. Odporúčania týkajúce sa zákona o verejnom obstarávaní. Usmernenia pre kontrolu a audit.

4 Programové dokumenty www.plsk.eu Použi program Cezhraničná spolupráca
Ako použiť program Výzvy Realizácia projektov Zoznám sa s dokumentmi Generátor žiadostí Stiahni dokumenty k žiadosti Často kladené otázky

5 Obdobie realizácie projektu
možné termíny začatia projektu Začiatok obdobia oprávnenosti výdavkov v programe Nápad na projekt, príprava žiadosti, náklady na prípravu Predloženie žiadosti STS Rozhodnutie MV Podpísanie zmluvy o poskytnutí finančného príspevku

6 Rozhodnutie o poskytnutí finančného príspevku
Rozhodnutie vo veci výberu alebo zamietnutia projektu na poskytnutie finančného príspevku prijíma monitorovací výbor. STS informuje vedúcich partnerov o rozhodnutí výboru Zoznam projektov schválených na poskytnutie finančného príspevku sa uverejňuje na webovej stránke programu

7 Zmluva o poskytnutí finančného príspevku
Príprava dokumentov (vrátane partnerskej zmluvy) Prípadná aktualizácia údajov v žiadosti o poskytnutie finančného príspevku (dátum začiatku a dokončenia projektu, kontaktné údaje a pod. a zapracovanie podmienok z hodnotenia projektu) Podpísanie zmluvy o poskytnutí finančného príspevku Zmluva o národnom spolufinancovaní pre slovenských partnerov projektu (NO – GPT)

8 Etapy realizácie projektu
Nápad Partnerstvo Príprava Podanie žiadosti Fáza prípravy projektu Vecné a podporné úlohy Monitorovanie napredovania Výdavky Fáza realizácie Dosiahnutie naplánovaných cieľov Finančné ukončenie Začiatok udržateľnosti Fáza vyúčtovania

9 Spolupráca – kľúč k úspechu

10 Inštitúcie vykonávajúce program
Ministerstvo investícií a rozvoja PR Riadiaci orgán Ministerstvo pôdohospodárstva a rozvoja vidieka SR Národný orgán Generálny inšpektorát daňovej kontroly Ministerstva financií PR Orgán auditu Sliezsky vojvodský úrad, Malopoľský vojvodský úrad, Podkarpatský vojvodský úrad a Sekcia programov cezhraničnej spolupráce Ministerstva pôdohospodárstva a rozvoja vidieka SR Kontrolóri Monitorovací výbor Wspólny Sekretariat Techniczny Regionalne Punkty Kontaktowe PL: Urzędy Marszałkowskie województw: śląskiego, małopolskiego i podkarpackiego SK: Wyższe Jednostki Terytorialne Preszów i Żylina

11 Inštitúcie vykonávajúce program
Riadiaci orgán – programové dokumenty, zmluvná strana, zabezpečuje fungovanie SL2014, realizácia platieb, implementácia finančných opráv Spoločný technický sekretariát – poradenstvo počas realizácie projektu (mentor projektu v STS), monitorovanie výsledkov projektu, overovanie súhrnných žiadostí, strednodobé stretnutia Vedúci partner– implementácia a monitorovanie celého projektu, podávanie správ, komunikácia s STS Kontrolóri – overovanie oprávnenosti výdavkov, potvrdenie splnenia ukazovateľov, kontroly na mieste

12 Partnerstvo Neexistuje jeden dobrý recept na ideálne partnerstvo.
Všetko závisí od toho, aký cieľ chceme dosiahnuť. Vhodní partneri sú takí, ktorí dokážu premeniť nápad na súbor aktivít a autentické výsledky. Najdôležitejšie kritériá partnerstva sú: zdieľa naše potreby a má komplementárne skúsenosti, vedomosti v príslušnej tematike, angažovanosť, entuziazmus a dôvera, finančná stabilita.

13 Pravidlo vedúceho partnera
Základné pravidlo platné v programoch cezhraničnej spolupráce. Vedúci partner je spojovacím článkom medzi partnermi projektu a inštitúciami zapojenými do riadenia programu. Okrem toho – hlavný cezhraničný partner (uzatvára s Ministerstvom pôdohospodárstva a rozvoja vidieka zmluvu o poskytnutí finančného príspevku zo štátneho rozpočtu Slovenskej republiky).

14 Vypracovanie projektu
Zodpovednosť VP a PP Partneri projektu spomedzi seba vyberú subjekt, ktorý bude plniť úlohu vedúceho partnera. Vedúci partner musí mať sídlo v Poľsku alebo na Slovensku. Vedúci partner podpisuje žiadosť o poskytnutie finančného príspevku, a následne – v prípade výberu projektu – zmluvu o poskytnutí finančného príspevku s riadiacim orgánom (Ministerstvo rozvoja PR) a zodpovedá za projekt ako celok. Znamená to vecnú a finančnú zodpovednosť vedúceho partnera za realizáciu celého projektu vrátane dosiahnutia jeho cieľov, ukazovateľov, za výkazníctvo, finančné toky prostriedkov z EFRR medzi partnermi vrátane vymáhania a vrátenia neoprávnené vyplatených súm. Vedúci partner zodpovedá za to, že projekt splní všetky požiadavky vyplývajúce zo zmluvy o poskytnutí finančného príspevku. Podrobný zoznam povinností vedúceho partnera je uvedený v odseku 8 zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, ktorej vzor tvorí prílohu č. 10 (Pozor! Príloha obsahuje 2 vzory zmluvy – pre projekty, v ktorých sa nepredpokladá udelenie štátnej pomoci a pre projekty, v ktorých sa predpokladá udelenie štátnej pomoci). Zodpovednosť vedúceho partnera neznamená, že on sám vykonáva všetky povinnosti. Úlohy a zodpovednosť jednotlivých partnerov počas realizácie projektu sú presne špecifikované v partnerskej zmluve. Partnerská zmluva sa pripravuje pre celý projekt a podpisujú ju všetci partneri projektu. Vzor partnerskej zmluvy používanej v programe tvorí prílohu č. 2 príručky. Obsahuje minimálny rozsah požiadaviek a v prípade potreby ju možno rozšíriť o dodatočné ustanovenia, avšak pod podmienkou, že nové ustanovenia nie sú v rozpore s ustanoveniami uvedenými vo vzore. - vedúci partner partner projektu Nápad na projekt Je autorom nápadu (obvykle) Koordinuje proces rozširovania nápadu Aktívne sa zapája Vypracovanie projektu Koordinuje proces Podpisuje a podáva žiadosť Zabezpečuje potrebné dokumenty Uzatváranie zmlúv Podpisuje zmluvu o poskytnutí finančného príspevku Pripravuje partnerskú zmluvu Podpisuje partnerskú zmluvu Realizácia projektu Koordinuje realizáciu projektu Predkladá čiastkové žiadosti NK a súhrnné žiadosti STS Prijíma platby z programu Zasiela finančné prostriedky partnerom Realizuje pridelené úlohy Predkladá čiastkové žiadosti NK Informuje VP o schválených výdavkoch Dokončenie projektu Vracia neoprávnene vyplatené finančné prostriedky a vymáha ich od partnerov Je zodpovedný za nezrovnalosti vo vykázaných výdavkoch

15 Monitorovanie a podávanie správ
Vecný a finančný pokrok Kvalita riadenia Propagácia projektu Problémy a riziká Nástroje na monitorovanie: Žiadosti o platbu Harmonogram platieb Strednodobá revízia realizácie projektu Kontrola na mieste

16 Monitorovanie a podávanie správ – SL2014
Čiastkové žiadosti o platbu – predkladá partner projektu príslušnému kontrolórovi Korešpondencia s kontrolórmi Žiadosti o platbu pre projekt – predkladá vedúci partner STS Korešpondencia so spoločným technickým sekretariátom Harmonogram platieb Verejné obstarávanie (plánované, zrealizované, uzatvorené zmluvy s dodávateľmi)

17 Prístup do systému SL2014 https://sl2014.gov.pl ….
Overovanie prijímateľov v systéme sa vykonáva pomocou: Dôveryhodného profilu ePUAP; Kvalifikovaného certifikátu; Mena používateľa a hesla (možnosť prístupná len núdzovo pre prijímateľov z Poľska v prípade nedostupnosti dôveryhodného profilu a v prípade zahraničných prijímateľov). Osoba, ktorú splnomocnil prijímateľ, má prístup len k realizovaným projektom (v rámci zmlúv, v ktorých bola daná osoba splnomocnená. Preklad: Prihlasovanie Kvalifikovaný certifikát Meno používateľa a heslo ….

18 Prístup do systému SL2014 V rámci projektu má prijímateľ možnosť výmeny údajov v týchto oblastiach: Žiadosti o platbu – vyúčtovanie výdavkov v rámci projektu, Korešpondencia – výmena korešpondencie spojenej s realizáciou projektu, Harmonogram platieb – predkladanie informácií o plánovaných sumách platieb Monitorovanie účastníkov projektov – údaje o účastníkoch projektov (zber najmä v projektoch ESF) Verejné obstarávanie – predkladanie informácií o vyhlásených výberových konaniach a podpísaných zmluvách s vybranými dodávateľmi.

19 Žiadosti o platbu Čiastková žiadosť o platbu (PP → národný kontrolór)
Zahŕňa dané referenčné obdobie Predkladá ju každý z partnerov projektu Predstavuje zhrnutie realizácie tej časti projektu, za ktorú je daný partner zodpovedný Obsahuje výdavky a informácie o napredovaní plnenia ukazovateľov Žiadosť o platbu pre projekt (VP → STS) Predstavuje zhrnutie realizácie projektu ako celku – predkladá ju VP Tvorí sa na základe schválených čiastkových žiadostí o platbu

20 Referenčné obdobia Štandardné – 3 nasledujúce mesiace
prvé referenčné obdobie začiatok – začiatok vecných aktivít v projekte uvedený v zmluve o poskytnutí finančného príspevku koniec – po uplynutí 3 mesiacov od dátumu podpísania zmluvy posledné referenčné obdobie koniec – deň ukončenia vecných aktivít v projekte uvedený v zmluve o poskytnutí finančného príspevku. Iné obdobia (žiadosť VP/STS) rozhodnutie STS o skrátení alebo predložení žiadosti zahŕňajúcej iné referenčné obdobie projektu → naskenovaný list om alebo v SL 2014 → ďalšia žiadosť dopĺňajúca 3-mesačné referenčné obdobie

21 Referenčné obdobia Za aké referenčné obdobie bude prvá žiadosť o platbu? PLSK /16 zmluva podpísaná vecný začiatok vecné ukončenie záverečná žiadosť žiadosti o platbu termín predloženia kontrolórovi kontrolór schvaľuje termín predloženia STS od do maximálny 1. 2. 3. 4. 5. 6. 21

22 Žiadosť o platbu – termíny
Ukončenie referenčného obdobia Schválenie čiastkovej žiadosti o platbu Zaslanie žiadosti o platbu pre projekt STS Predloženie čiastkovej žiadosti o platbu národnému kontrolórovi Zakończenie okresu sprawozdawczego Złożenie częściowego wniosku o płatność do kontrolera krajowego Zatwierdzenie częściowego wniosku o płatność Przesłanie wniosku o płatność za projekt do WST Zakończenie okresu sprawozdawczego Złożenie częściowego wniosku o płatność do kontrolera krajowego Zatwierdzenie częściowego wniosku o płatność Przesłanie wniosku o płatność za projekt do WST Čiastková žiadosť o platbu partnera 10 kalendárnych dní 25 kalendárnych dní 60 kalendárnych dní 10 kalendárnych dní Žiadosť o platbu pre projekt

23 Záverečná žiadosť o platbu – termíny
Zakończenie działań rzeczowych w projekcie Złożenie końcowego częściowego wniosku o płatność do kontrolera krajowego Zatwierdzenie końcowego częściowego wniosku o płatność Przesłanie końcowego wniosku o płatność za projekt do WST Záverečná čiastková žiadosť o platbu partnera 25 kalendárnych dní 20 kalendárnych dní 90 kalendárnych dní 30 kalendárnych dní partner predkladá čiastkovú žiadosť o platbu kontrolórovi – v prípade záverečnej žiadosti o platbu – do 30 kalendárnych dní od dátumu dokončenia vecných aktivít v projekte uvedeného v zmluve o poskytnutí finančného príspevku, kontrolór schváli čiastkovú žiadosť o platbu a vydá informáciu potvrdzujúcu správnosť a oprávnenosť vynaložených výdavkov vykázaných v žiadosti – do 90 dní od prijatia prvej verzie žiadosti, so zohľadnením postupu na oznamovanie výhrad k výsledkom kontroly, VP odovzdá žiadosť o platbu pre projekt STS – do 20 kalendárnych dní v prípade záverečnej žiadosti o platbu, avšak najneskôr v lehote do 140 kalendárnych dní od dátumu dokončenia vecných aktivít v projekte uvedeného v zmluve o poskytnutí finančného príspevku, STS schváli žiadosť o platbu pre projekt – do 25 kalendárnych dní od prijatia prvej verzie žiadosti od vedúceho partnera. Pokiaľ v lehote 140 dní od skončenia daného referenčného obdobia vedúci partner nedostane informáciu potvrdzujúcu správnosť vynaložených a vykázaných výdavkov od všetkých partnerov projektu, žiadosť o platbu pre projekt predložená STS nebude zahŕňať všetky čiastkové žiadosti o platbu. Nezohľadnené čiastkové žiadosti o platbu bude môcť vedúci partner predložiť STS v rámci žiadosti o platbu pre projekt za nasledujúce referenčné obdobie. V prípade záverečnej žiadosti o platbu vyžaduje predloženie nezohľadnenej čiastkovej žiadosti o platbu v nasledujúcej žiadosti o platbu pre projekt zmenu termínu predloženia záverečnej žiadosti o platbu, pričom túto zmenu musí odsúhlasiť STS. Finančné ukončenie nesmie nastať neskôr ako 30 dní od vecného ukončenia. V prípade slovenských partnerov, možné termíny začiatku projektu v súvislosti so slovenskou legislatívou (zákon 513/1991), vo výnimočných a náležite odôvodnených prípadoch, môže finančné ukončenie projektu nastať neskôr, avšak najneskôr v okamihu dokončenia overovania výdavkov kontrolórom. Preklad: Ukončenie vecných aktivít v projekte Schválenie záverečnej čiastkovej žiadosti o platbu Odoslanie záverečnej žiadosti o platbu pre projekt STS Predloženie záverečnej čiastkovej žiadosti o platbu národnému kontrolórovi Záverečná žiadosť o platbu pre projekt

24 Žiadosť o platbu – overenie
Formálne požiadavky termín predloženia, referenčné obdobie, súlad so zmluvou, opis PL/SK Vecný pokrok Realizácia úloh v súlade s termínmi – súlad s harmonogramom, s čiastkovými žiadosťami, oneskorenia/riziká realizácie projektu, uakzovatele Finačný pokrok Súlad s údajmi z čiastkových žiadostí o platbu, prekročenie rozpočtových položiek, rozsah úspor vo výkaze k harmonogramu výdavkov Iné VÝSLEDOK OVERENIA → 24

25 Žiadosť o platbu – výsledok overenia
Žiadosť o platbu určená na opravu – pripomienky v SL2014 pre VP s uvedením termínu odoslania opravenej žiadosti. Žiadosť o platbu určená na opravu zo strany STS – v prípade formálnych chýb bez vplyvu na hodnotu oprávnených nákladov a finančného príspevku. Objasnenia – informácia v SL2014 so stanoveným termínom na odpoveď, bez nutnosti opravovať žiadosť. Potvrdenie žiadosti o platbu zo strany STS. Odoslanie informácie o schválení žiadosti RO. Vyplatenie finančného príspevku na účet vedúceho partnera (EUR).

26 Ukazovatele projektu Žiadosť – definované ukazovatele pre každú vecnú úlohu (cieľová hodnota, metodológia overenia) Monitorovanie úrovne plnenia ukazovateľov – na základe žiadostí o platbu Nedosiahnutie cieľovej hodnoty ukazovateľov – môže mať za následok zníženie sumy finančného príspevku Nedosiahnutie cieľa projektu – môže mať za následok vypovedanie zmluvy o poskytnutí finančného príspevku Prekročenie cieľovej hodnoty ukazovateľov – prípustné, pokiaľ nie je spojené s vynaložením dodatočných finančných nákladov

27 Harmonogram platieb 1 Čiastkové harmonogramy
– každý partner projektu bezodkladne po podpísaní zmluvy 2 Súhrnný harmonogram – pripravuje vedúci partner, schvaľuje STS 3 Aktualizácia harmonogramu – každý partner, minimálne raz štvrťročne – napr. spolu s podpísanými zmluvami po verejnom obstarávaní

28 Harmonogram platieb = 28

29 Ukončené zhromažďovanie ponúk
Verejné obstarávanie A Ukončené zhromažďovanie ponúk 29

30 Podpísaná zmluva s dodávateľom
Verejné obstarávanie B Podpísaná zmluva s dodávateľom Hodnotenie ex-ante: PL – dobrovoľné/SK – povinné), hodnotenie ex-post: povinné STS monitoruje obstarávanie z hľadiska identifikácie potenciálnych úspor (dodatky k zmluvám po výberových konaniach). 30

31 Strednodobá revízia realizácie projektu
Stretnutie všetkých partnerov projektu, zástupcov STS a kontrolórov Ciele: Analýza vecného a finančného pokroku realizácie projektu Hodnotenie kvality projektového riadenia Realistická prognóza a prípadné odporúčania Identifikácia rizík a problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť v 2. polovici Úloha vedúceho partnera: Organizácia stretnutia (informácia pred stretnutím) Správa zo stretnutia – zapísanie hlavných výstupov Splnenie sformulovaných odporúčaní/monitorovanie implementácie riešení

32 Kontrola na mieste Boli tovary/služby doručené?
Zodpovedá skutočný stav realizácie projektu informáciám zo žiadostí o platbu? Boli vykázané výdavky skutočne vynaložené? Prebieha plnenie ukazovateľov správne? Je správne vedená účtovná evidencia? Vykonávajú sa informačné a propagačné aktivity? Plní vedúci partner svoje povinnosti? Je správne uchovávaná dokumentácia projektu?

33 Kontroly, audit ! Kontroly môžu vykonávať kontrolóri a ďalšie vnútroštátne a európske orgány, okrem iného Európska komisia, Európsky dvor audítorov, Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF). Partner projektu je na základe zmluvy povinný podrobiť sa kontrole a implementovať jej odporúčania. Audit Orgán auditu – Ministerstvo financií PR. Cieľom auditu je overenie správneho fungovania systému riadenia a kontroly v programe. Môže sa vykonávať v sídle kontrolórov, ako aj v sídle partnerov projektov a na mieste realizácie projektov.

34 Nezrovnalosti V prípade zistenia: Neoprávnených výdavkov
Nesprávne vynaložených výdavkov Porušenia ustanovení zmluvy pred vyplatením finančného príspevku RO môže znížiť platbu finančného príspevku po vyplatení finančného príspevku RO môže uložiť finančnú opravu a iniciovať vymáhacie konanie (výzva na vrátenie finančných prostriedkov)

35 Zmeny v projekte Vecné zmeny: Zmeny výdavkov v rámci vecných úloh
Realizácia cieľov projektu a pokrok realizácie aktivít projektu sa monitorujú prostredníctvom ukazovateľov výstupov a ukazovateľov výsledkov. Projekty, ktoré neprispievajú k realizácii ukazovateľov programu, nemôžu získať finančný príspevok. Ukazovatele musia byť predstavené realisticky. Hodnoty ukazovateľov ako súčasť schválenej žiadosti o poskytnutie finančného príspevku, ktorá je prílohou zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, sú záväzné. Pre každý projektu sa vyžaduje definovanie týchto ukazovateľov:  ukazovatele výstupu,  ukazovatele výsledku Vecné zmeny: Zmeny výdavkov v rámci vecných úloh Zmeny v harmonograme realizácie Iné zmeny Postup na vykonávanie zmien – Príručka pre prijímateľa (kapitola 6.3) Možnosť využiť úspory na realizáciu úloh naplánovaných v projekte – do eur pre jedného partnera.

36 Úspory Významné úspory (viac ako 30 tis. EUR)
zníženie sumy finančného príspevku Rozdiel medzi sumou uvedenou na tento účel v žiadosti o poskytnutie finančného príspevku a hodnotou zmluvy podpísanej na základe zrealizovaného konania Dodatok k zmluve o poskytnutí finančného príspevku <6 mesiacov – STS môže odstúpiť od uzatvorenia dodatku k zmluve Úspory vykázané v záverečnej žiadosti Postup na vykonávanie zmien – Príručka pre prijímateľa (kapitola 6.3)

37 Dokončenie realizácie projektu
Vecné dokončenie projektu Dátum dokončenia poslednej úlohy tvoriacej projekt, nevyhnutnej na dosiahnutie jeho cieľa Sprístupnenie výstupov cieľovej skupine Napr. dátum získania povolenia na užívanie, dátum podpísania protokolu o prevzatí prác/dodávky (musia byť vystavené v období vecnej realizácie projektu) Finančné dokončenie projektu Vynaloženie a zdokladovanie posledných výdavkov Najneskôr 30 dní od vecného ukončenia Akčný plán a rozpočet Idea projektu

38 Archivácia dokumentov
Projektová dokumentácia – musí sa náležite uchovávať (v súlade so znením zmluvy o poskytnutí finančného príspevku) Každý projekt môže byť predmetom auditu alebo kontroly počas jeho realizácie, ako aj po dokončení Uchovávať sa musia originály dokumentov, ako aj elektronické verzie dokumentov Akčný plán a rozpočet Idea projektu

39 Zachovanie udržateľnosti projektu
Udržateľnosť projektu musí byť zachovaná počas obdobia 5 rokov od dátumu záverečnej platby v prospech partnera. Čl. 71 všeobecného nariadenia Akým spôsobom to urobíme? Aké zdroje potrebujeme? Porušenie pravidla udržateľnosti: Zanechanie výrobnej činnosti alebo jej prenesenie mimo oprávnené územie programu; Zmena vlastníctva prvku infraštruktúry, ktorá prináša PP neoprávnené výhody; Významná zmena, ktorá ma vplyv na typ projektu, jeho ciele alebo podmienky realizácie. Akčný plán a rozpočet Idea projektu

40 Spoločný technický sekretariát
KONTAKT Program Interreg PL-SK Spoločný technický sekretariát ul. Halicka 9 Krakov

41 Č. projektu Názov projektu Vedúci partner Tútor Kontakt
PLSK /17 Spoločné aktivity zamerané na obnovu a zachovanie biodiverzity  LESY Slovenskej republiky Karina Žáková +48 12  PLSK SK-0104/17 Kultúrna a duchovná turistika Mesto Spišské Podhradie Peter Repka +48 12  PLSK /17 Nový produkt cestovného ruchu – EuroVelo 11 Mesto a kúpeľná obec Muszyna Renata Bafia +48 12  PLSK /17 Hory bez hraníc PTTK v Krakove Krzysztof Kaczmarek PLSK SK-0120/17 Ochrana, propagácia a rozvoj tradičných remesiel Mesto Bardejov PLSK /17 Otvárame bránu Karpát Okres Bieščady Sabina Sierpińska +48 12  PLSK /17 Porta Rusica – z Polonín do Bieščad Okres Lesko Agnieszka Skrzypek +48 12 

42 Ďakujem za pozornosť.