Správa zákazníckej dokumentácie a rezervácia zdrojov

Prezentácia na tému: "Správa zákazníckej dokumentácie a rezervácia zdrojov"— Prepis prezentácie:

1 Správa zákazníckej dokumentácie a rezervácia zdrojov
V Bratislave dňa , Hotel City Ján VACULČIAK DSWEAS

2 Úvod “Ak organizácia pre svojich zamestnancov nezabezpečí efektívnu správu všetkých typov informácii (externých aj interných), potom práca s nimi pohltí % pracovného času ...“ Zdroj: Gartner Inc., Enterprise Applications: Adoption of E-Business and Document Technologies Worldwide, strana 31

3 Niektoré z našich riešení na MOSS 2007
Systém pre správu registratúry Riadenie životného cyklu dokumentov Rezervácie zdrojov Evidencia a spracovanie požiadaviek na zdieľané zdroje vo firme

4 Spracovanie zmlúv a súviasiacich dokumentov
Zaevidovanie dokumentu na podateľni Označenie dokumentu čiarovým kódom Skenovanie dokumentov Rozpoznanie čiarových kódov, OCR/ICR/OMR Proces spracovania dokumentu alebo prípadu Uloženie do úložiska elektr. dokumentov Uloženie fyzických dokumentov do archívu Vyraďovanie dokumentov Komunikácia s externým systémom Výpožičky

5 Spracovanie dokumentov na vstupe
Produkčné skenovanie dokumentov Spracovanie obrazu (vylepšenie úspešnosti rozpoznávania) VRS – dynamické prahovanie Odstránenie pozadia (linky, boxy, slepá farba) Rozpoznávanie (vyťažovanie dát) Optical character recognition (OCR) Intelligent character recognition (ICR) Optical mark recognition (OMR) Čiarové kódy Validácia správnosti naskenovania a rozpoznania núdajov Triedenie (klasifikácia) dokumentov na základe obsahu Ukladanie vyťažených dát a naskenovaných dokumentov

6 Produkčné skenovanie – reálny dokument? 
Logo má nízky kontrast Text z ihličkovej tlačiarne Zvýrazňovač Ručné písmo cez kopirák prizvukoval by som som, ze moze ist o hocijaky papierovy dokument, nielen to co vidia, ale napr. faktura Čiarový kód „opečiatkovaný“ šálkou kávy Tieňované podfarbenie

7 Štandardné skenovanie
Logo malo nízky kontrast Ihličkové písmo nečitateľné pro OCR Zvýrazňovač rozhodne nezvýraznil Písmo z kópie je príliš tenké “Pečiatka” znemožnila čitateľnosť čiarového kódu Veľkost súboru = 84 KB Skutočne “tieňovaná” potlač

8 Využitie technológie VRS
Logo s nízkym kontrastom je dobre čitateľné Text z ihličkovej tlačiarne bol zosilnený Text pod zvýrazňovačom je čitateľný Tenké písmo automaticky zvýraznené v tomto slajde by som sa vratil k technologiam ocr, icr, bar code a uviedol na priklade, ze vsetky tieto technologie mozu byt vyuzite a automaticky natiahnute do systemu a na ich zaklade spustene workflow Otlačok šálky už neruší čiarový kód Veľkost súboru = 39 KB Potlač je potlačená - menší súbor - pripravený pre internet

9 Vylepšovanie obrazu po skenovaní
Automatické rozpoznanie nekvalitný obrázok Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR l’ei’l7nologji Automatické rozpoznanie s využitím technológie VRS tu by chcelo par cisiel ohladne manualneho tipovania udajov a ocr vytazovania, pripajam ti prezentaciu, z coho by bolo dobre vyrobit nejake dva slidy a dat to do tvojej prezentacie Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR technology

10 Vyťažovanie obsahu dokumentov
Štrukturované docs Vieme ktorú informáciu hľadáme, ale vieme kde sa informácia nachádza Formulár Pološtrukturované docs Vieme ktorú informáciu hľadáme, ale nepoznáme umiestnenie informácie Faktúra Neštrukturované docs Nepoznáme informačný obsah dokumentu , Dopis Fax

11 Kategória A Zákaznícke zmluvy
Klasifikácia dokumentov na základe obsahu Kategória A Zákaznícke zmluvy Kategória B Prílohy Kategória C Sťažnosti Kategória D Žiadosti Kategória E Faktúry

12 Prieskum : ako organizácie archivujú emaily
Automatická kategorizácia “najlepších kandidátov” Nejednoznačná klasifikácia – manuálne zatriedenie Filesystem Klasifikačný Framework (systém) Classification Review Tool ECM System Odfiltrovanie nerelevantných dokumentov Dokumenty MS Office

13 Spracovanie výnimiek Invoice Vyťaženie dát Kontrola kvality dát
Proces likvidácie faktúr ERP … Dáta sú OK pre ďalšie spracovanie Vyťaženie dát Separácia Klasifikácia dokumentov Vyťaženie Kontrola kvality dát Kontrola nekompletných, alebo chýbajúcich dát Pripravené na spracovanie Invoice Korekcia údajov Faktúra obsahuje formálnu chybu Faktúra neobsahuje formálne chyby Potvrdenie Notifikácia

14 Prínosy systému správy zákazníckej dokument.
Dramatické zníženie nákladov na kópie dokumentov a manipuláciu s fyzickými dokumentami v archíve Zefektívnenie procesu spracovania zmlúv a vrátane pridružených procesov (vymáhanie, kompletácia) Zníženie rizika straty, zničenia alebo zneužitia originálov dokumentov Splnenie platnej legislatívy týkajúcej sa doby uloženia dokumentov v archíve, ako aj ochrany osobných údajov Úspora nákladov na priestory archívu - uvoľňovanie archívu a pravidelným vyraďovacím konaním

15 Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidiel
Úvodná obrazovka

16 Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidiel
Nová žiadosť o pridelenie vozidla

17 Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidiel
Nová žiadosť o pridelenie vozidla – prvá úroveň schvaľovania

18 Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidiel
Nová žiadosť o pridelenie vozidla – prvá úroveň schvalovania

19 Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidiel
Prístupové práva preberané z domény Importy číselníkových položiek a OŠ zo SAP na dennej báze

20 Rezervácia zdrojov na PMU
Živá ukážka

21 Ďakujem za pozornosť Ján VACULČIAK jan_vaculciak@datalan.sk DSWEAS
DATALAN, a.s.