Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce SR-AT

Prezentácia na tému: "Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce SR-AT"— Prepis prezentácie:

1 Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce SR-AT

2 Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR
Podpis do 2 mesiacov od podpisu Zmluvy o poskytnutí FP z ERDF Podklady pred podpisom Zmluvy: - potvrdenie Sociálnej poisťovne o nedoplatkoch; - potvrdenie Daňového úradu o nedoplatkoch; - potvrdenie/-a zo zdravotnej/-ých poisťovne/-í o nedoplatkoch; - doklad o pridelení DIČ; - doklad o zriadení účtu; - výpis z registra trestov štatutárneho zástupcu (zástupcov)

3 Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR
účel zmluvy: spolufinancovanie Určených aktivít Projektu realizovanými slovenskými partnermi prostredníctvom štátneho rozpočtu SR priama spojitosť zmluvy s Dohodou o spolupráci úprava všeobecných povinností, prevodu a prechodu práv a povinností, vysporiadania finančných vzťahov, účtovníctva, platieb...

4 Pravidlá minimálnej pomoci
Príklady pomoci: prenájom nehnuteľného majetku z projektu za cenu nižšiu, ako je trhová cena, poskytovanie poradenských služieb bezplatne alebo za čiastočnú úhradu poskytovanie školení bezplatne alebo za čiastočnú úhradu

5 Pravidlá minimálnej pomoci
Oznamovacia povinnosť poskytovateľa pomoci – partnera projektu a príjemcu pomoci – tretieho subjektu (účastníka aktivity): zákon č. 231/1999, § 22: - do 30 dní od ukončenia štvrťroka, v ktorom bola pomoc poskytnutá

6 Obsah prvostupňovej kontroly
Kontrola verejného obstarávania Administratívne overenie účtovných dokladov, ktoré sú zasielané spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov a vystavenie osvedčenia o oprávnenosti výdavkov Kontrola na mieste

7 Predpoklady pre vykonanie administratívneho overenia
Monitorovacie správy Zoznam výdavkov spolu s prílohami (účtovné doklady, výpisy z účtovníctva) Povinnosť prijímateľa viesť analytické účtovníctvo pri podvojnom účtovníctve alebo slovné a číselné označenie projektu v účtovnom zápise pri jednoduchom účtovníctve

8 Monitorovacie obdobie a správa
Monitorovacie obdobie sa medzi projektovými partnermi musí zhodovať a musí nadväzovať na predchádzajúce Monitorovacia správa – popísať plnenie aktivít (etáp) projektu v zmysle tabuľky 2.5 „Prehľad jednotlivých etáp projektu, aktivít, harmonogramu realizácie a zapojenia partnerov do projektu“ projektovej žiadosti

9 Prílohy finančnej správy
Predkladať originály dokladov k výdavkom uskutočneným v rámci monitorovacieho obdobia (nestačí kópia overená prijímateľom) Telefón, energie..., doklad z ERP, výpis z bankového účtu – postačuje kópia overená štatutárom (Výnimka) Doklady zoradiť podľa poradia vo Finančnej správe a vyznačiť úhrady vo výpise z bankového účtu Výdavok = úhrada finančných prostriedkov!!!

10 Analytické účtovníctvo
V zmysle zákona 528/2008 Z. z. v z.n.p. Podvojné účtovníctvo Hospodárske stredisko pre projekt Špeciálne analytické účty pre projekt

11 Kategórie výdavkov 1. Interné náklady organizácie zahŕňajúce:
1.1 Mzdy, odvody a súvisiace dane 1.2 Prevádzkové náklady (režijné náklady) 1.3 Cestovné náklady 2. Externé náklady zahŕňajúce: 2.1 Náklady na tovary 2.2 Náklady na služby 3. Investície zahŕňajúce: 3.1 Investície 3.2 Stroje a zariadenia 3.2 Stavby

12 Personálne výdavky výplatná listina (mzdový list) alebo obdobný interný dokument; pracovná zmluva a iné druhy zmlúv (napr. dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov); výkaz (mesačný) platieb do Sociálnej poisťovne; výkaz (mesačný) platieb do zdravotných poisťovní hlásenie (štvrťročné) – daň zo závislej činnosti pracovný výkaz (timesheet); dokument potvrdzujúci úhradu (miezd, odvodov, daní a pod.)

13 Najčastejšie nedostatky personálnych výdavkov
Dohoda o pracovnej činnosti – max. 10h/týž. Dohoda o vykonaní práce – max. 350 h/ročne práca vymedzená výsledkom Podpis dohody min. 1 deň pred začiatkom vykonávania práce Hospodárnosť a efektívnosť, napr. zvýšenie hodinovej sadzby z dôvodu vykonávania práce pre projekt Uviesť identifikáciu projektu Duplicita (práce na rôznych projektoch/HPP)

14 Prevádzkové náklady Energie: zmluva, faktúra (harmonogram platieb), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Telekomunikačné služby: faktúra s príslušnými prílohami, výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Prenájom (priestorov, zariadení): zmluva, faktúra (ako bola vystavená), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Spotrebné materiály, pomôcky: doklad potvrdzujúci úhradu, (faktúra); Poplatky/platby, ktoré priamo súvisia s realizáciou projektu, napr. medzinárodné finančné transakcie, poplatky za bankový účet VP/HCP, overenie dokumentov a pod.;

15 Cestovné Cestovný príkaz Doklad o preprave (cestovný lístok)
Záznam o prevádzke motorového vozidla, kópia TP, doklad o nákupe PHM, Výpočet výdavkov Správa zo služobnej cesty Doklad o ubytovaní a zaplatení ubytovania Doklad o úhrade diét a ubytovania

16 Externé výdavky - služby
Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Doklad o úhrade Doklad o prevzatí výstupu Výstupy – štúdie, letáky, brožúry, prezentácie atď Pracovný výkaz (príkazná alebo mandátna zmluva) Ďalšie doklady

17 Ďalšie doklady Likvidačný list/“košieľka“
Súpis vykonaných prác – položkovitý rozpočet musí byť k dispozícii v elektronickej forme Prezenčná listina – strava a ubytovanie Rozpis stravovacích položiek Bibliografia (experti) Dodatočne vyžiadané podporné doklady

18 Externé výdavky – tovary
Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Doklad o úhrade Doklad o dodaní/prevzatí Zaradenie do evidencie Spôsob výpočtu odpisov a odpisový plán ( > 1700€ HIM alebo 2400 € NIM), pozor na súbor hnuteľných vecí Účtovný zápis o zaúčtovaní odpisov

19 Faktúra Náležitosti v zmysle zákona o DPH
Identifikácia projektu – na faktúre Vykonanie predbežnej finančnej kontroly v zmysle zákona č. 502/2001 Z. z. v platnom znení Zaúčtovanie dokladov analytické účtovníctvo slovným a číselným označením projektu v účtovnom zápise Doklad o úhrade alebo pri platbe hotovosti VPD (zmluva, objednávka) Ďalšia a podporná dokumentácia

20 Investície Zmluva Dokumentácia k verejnému obstarávaniu
Doklad o dodaní/prevzatí Zaradenie majetku do evidencie Faktúra Doklad o úhrade Fotodokumentácia, vzorky databáz, software, atď

21 Publicita Informačná tabuľa (investičné projekty)
Informačná tabuľa, plagát s logom programu pri stretnutiach, seminároch... Logo programu a informácia o podpore z ERDF (publikácie, webová stránka, CD, brožúry) Logo programu a vlajka EÚ na propagačných predmetoch

22 Špecifické druhy oprávnených nákladov
Daň z pridanej hodnoty (DPH) nie je oprávneným výdavkom, ak ju skutočne a s konečnou platnosťou neplatí (neznáša) partner (platiteľ prikladá podklady pre výpočet dane) Platca má nárok na odpočet ak má príjem (nemusí byť zisk) z ekonomickej činnosti Poplatky - finančné poplatky a náklady na záruky (bankové) sú oprávnenými nákladmi.

23 Oprávnené poplatky v prípade príspevku z ERDF na realizáciu programu
poplatky za medzinárodné finančné transakcie; bankové poplatky za otvorenie a správu bankového účtu, ak si realizácia projektu vyžaduje otvorenie osobitného bankového účtu; náklady na záruky poskytnuté bankou alebo inou finančnou inštitúciou v takej miere, ako to požadujú vnútroštátne právne predpisy príslušnej krajiny alebo Spoločenstva; poplatky za právne poradenstvo, notárske poplatky, ak súvisia priamo s projektom a ak sú nevyhnutné pre jeho realizáciu.

24 Predmet výkonu kontroly na mieste
Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb Overenie súladu realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí FP Reálnosť monitorovacích správ Kontrola účtovníctva Overenie prípadných príjmov z projektu Dodržanie pravidiel publicity Odstránenie nedostatkov zistených pri predchádzajúcich kontrolách (ak je aktuálne)

25 Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb
Overovanie originálov dokladov, ktoré nie sú súčasťou dokumentácie zasielanej so zoznamom deklarovaných výdavkov (stavebný denník) Vizuálne overenie fakturovaných stavebných prác Zaradenie do majetku (pridelenie inventarizačného čísla)

26 Výnosy Výnosy sú príjmami, ktoré projekt dosiahne z predaja, prenájmu, služieb, poplatkov alebo iných podobných činností. Takýmito príjmami môže v kontexte programu byť: predaj brožúrok alebo služieb; poplatky za účasť alebo zápisné; dary a sponzoring pre projekt alebo pre partnera v prípade, že sa týkajú aktivít projektu spolufinancovaných programom sa budú považovať za výnosy.

27 Neoprávnené výdavky akékoľvek náklady zaplatené pred alebo po uplynutí doby oprávnenosti, ako to stanovuje zmluva o poskytnutí NFP; kúpa (obstaranie) pozemku; kúpa (obstaranie) nehnuteľného majetku; kúpa hnuteľného majetku, ktorý priamo nesúvisí s projektom; reprezentačné položky; nezaplatené časti faktúr; neuplatnené zľavy; úroky z dlžných súm; dane a clá vo všeobecnosti, okrem napr. nerefundovateľnej dane z pridanej hodnoty; pokuty, finančné sankcie a výdavky na súdne spory; náklady splatných (splácaných) úrokov, prečerpanie úveru; poplatky pri výmene mien a kurzové straty; rezervy na budúce straty alebo iné prípadné záväzky v budúcnosti; provízie a dividendy, vyplatenie zisku;

28 nákup obchodného podielu a akcií obchodovaných na burze cenných papierov;
platy štátnych zamestnancov, ak to súvisí s ich každodennými činnosťami a povinnosťami vyplývajúcimi zo zákona; honoráre za účasť na zasadaniach; výdavky na bývanie; jednorazové kultúrne podujatia (výstavy, festivaly), pokiaľ nepredstavujú trvalú spoluprácu alebo pracovný pomer; honoráre za umelecké činnosti; nepeňažné príspevky; paušálne platby; subdodávateľské činnosti zvyšujúce náklady prevádzky bez pridanej hodnoty; subdodávateľské zmluvy, v rámci ktorých je platba stanovená ako percentuálny podiel z celkových nákladov prevádzky (činnosti), pokiaľ takúto platbu neodôvodní vedúci partner alebo jeho partneri s ohľadom na skutočnú hodnotu vykonanej práce alebo poskytnutých služieb; akékoľvek výdavky účtované tretím stranám a ktoré tak neznáša vedúci partner alebo jeho partneri; akékoľvek služby, obstarávanie alebo stavebné práce priamo nesúvisiace s projektom; výdavky, ktoré priamo nesúvisia s vedúcim partnerom alebo jeho partnermi (okrem Fondu malých projektov); akékoľvek formy dvojitého financovania sú neoprávnenými výdavkami (napr. výdavky, ktoré už boli uhradené z fondov EÚ) Hotovostné výdavky nad limit (500€/deň alebo 1 000€/mesiac)

29 Verejné obstarávanie Directive 2004/18/EC of the European Parliament and of the Council Zákon č. 25/2006 Z. z. v platnom znení Nariadenia v Implementačnom manuáli pre zákazky s nízkou hodnotou (kap. 2.7)

30 Rozdelenie zákaziek a postupov
Tovary Služby* Práce Nadlimitné > € pre orgány SR > € Verejná správa > € neverejný sekt. > € Podlimitné >40 000 > € Podprahové > € > € S nízkou hodnotou >5000 € < 5000 €

31 Zmena zákona o VO Zákon č. 58/2011 Z. z.
ZRUŠENIE ZADÁVANIA PODLIMITNÝCH ZÁKAZIEK PODPRAHOVÝM POSTUPOM §7 – ods. 1(určenie limitov podľa výšky poskytnutého príspevku – ERDF + ŠR) Zverejňovanie zmlúv - §47a Občianskeho zákonníka

32 Princípy verejného obstarávania
Rovnaké zaobchádzanie Nediskriminácia uchádzačov alebo záujemcov Transparentnosť Hospodárnosť a efektívnosť

33 Kontrola dokumentov z procesu VO
Pred zverejnením – oznámenie a súťažné podklady (nadlimitné a podlimitné zákazky) Pred uzatvorením zmluvy medzi prijímateľom a dodávateľom – kópia kompletnej dokumentácie vrátane ponúk (nadlimitné, podlimitné a podprahové zákazky) Kontrola spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov – zákazka s nízkou hodnotou

34 Podklady pre nadlimitné a podlimitné zákazky – pred podpisom zmluvy
Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: Oznámenie o vyhlásení Súťažné podklady Zápisnice z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk Hodnotiace hárky členov komisie Ponuky uchádzačov, žiadosti záujemcov o účasť Návrh zmluvy s úspešným uchádzačom

35 Podklady pre podprahové zákazky – pred podpisom zmluvy
Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: Zverejnenie výzvy Súťažné podklady Zápisnica z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk Oznámenie neúspešným uchádzačom

36 Po podpise zmluvy s dodávateľom (nad-/podlimitná a podprahová)
Zmluva (originál, resp. overená alebo osvedčená kópia) Link na zverejnenú zmluvu Oznámenie o výsledku/Informácia o uzatvorení zmluvy Do 20 dní po podpise zmluvy s vybratým dodávateľom

37 Nedovolené rozdelenie predmetu obstarávania
V zmysle metodických usmernení ÚVO: „Významnú úlohu pre proces VO, stratégie pre uzavretie zmluvy zohráva poznanie možností trhu, možností jednotlivých dodávateľov a p.“ Rozlišovať služby a práce

38 Podklady pre zákazky s nízkou hodnotou
Pre zákazky nad 5000 € je povinné: Doručenie 3 ponúk Ponuky a prípadne zápisnica z prieskumu trhu Zmluva s vybratým uchádzačom Pre zákazky pod 5000 € sa odporúča dodržiavať

39 Nákup od organizácie v pôsobnosti žiadateľa
Napr. obec a jej Technické služby, VÚC a internát školy v jej pôsobnosti. Organizácia v pôsobnosti nesmie vytvoriť zisk na zákazke Treba dokladovať skutočné náklady (kalkulačný vzorec a daňové doklady) Nestačí interná faktúra

40 Kontakty Ing. Milan Krajčo Ing. Lucia Lehocká Ing. Lenka Uličná
02/ ; Ing. Lucia Lehocká 02/ ; Ing. Lenka Uličná 02/ ;